Så skapar ni bra 1-1 samtal i er organisation

Stefan Op de Woerd

Stefan Op de Woerd

En viktig HR-fråga för många organisationer är: Hur skapar vi “bra konversationer” genom regelbundna 1-1 samtal i vår organisation? Att många vill göra just det är knappast förvånande, eftersom en bra dialog leder till bättre prestationer och större engagemang från de anställdas sida. Ändå är det långt ifrån lätt för HR att styra hur dessa samtal mellan ledning och anställda faktiskt går till.

I den här bloggen vill vi dela med oss av vår strategi för att främja effektiva 1-1 samtal i din organisation.

Vad är egentligen en "bra dialog"?

Det är väl mer eller mindre en självklarhet att organisationer vill skapa bra och givande samtal. Men vad är det som gör att en dialog med regelbundna 1-1 möten faktiskt är “bra”? För att besvara den frågan är det värt att titta på vad du vill uppnå.

Kärnan i ett bra samtal är att det ökar medarbetarnas och teamets prestationer och engagemang. Så det bör alltid leda till:

  • Ett större fokus på målen
  • Att använda kunskapen på ett effektivt sätt
  • Ökat engagemang

 
Om ditt möte har lett till att en eller flera av dessa punkter har du haft en “bra konversation”. Det betyder naturligtvis inte att andra samtal inte är värdefulla.

Inte fler samtal, utan annorlunda samtal

Troligtvis så har redan ledare i er organisation inbokade samtal med era anställda. Men ofta dikteras dagordningen för dessa möten av de frågor som för närvarande är aktuella i organisationen. Frågan är om den här typen av diskussioner kommer att leda till ökat fokus, utveckling och engagemang…?

Det viktigaste är att forma innehållet i mötena så att de verkligen bidrar till att öka medarbetarnas prestationer och engagemang. Det är uppenbart att en stor del av detta är chefens uppgift. Att däremot övergå till ett nytt sätt med fokus på “bra samtal” är inget som kommer att ske över en natt. HR har en viktig stödjande roll här.

Vill du skapa givande 1-1 samtal i er organisation?

Ladda ner vår e-bok “de 3 nycklarna till riktigt bra 1-1 samtal” helt gratis!

Chefer är inte psykologer

Det är lätt att tro att alla chefer håller regelbundna, djupgående coachningssamtal med sina anställda, men det är helt enkelt inte så det fungerar i praktiken. Lyckligtvis finns det absolut inget behov av detta heller.

Låt oss säga, för argumentets skull, att det finns några chefer inom din organisation som tycker om coachning och är duktiga på det. I så fall bör de utan tvekan uppmuntras att fortsätta det goda arbetet!  Alla chefer har inte talang eller motivation för den här typen av metoder.

Chefer är vanligtvis yrkesverksamma personer med omfattande kunskaper om det specialområde där de är verksamma. De kombinerar detta med förmågan att få saker gjorda och är därför viktiga för organisationer. För många chefer är det dock inte säkert att enskilda coachningssamtal står högt upp på deras prioriteringslista.

Det som driver majoriteten av cheferna är att hjälpa sina medarbetare och sitt team att bli “bättre”, det är här som effektiva 1-1 samtal kommer in i bilden. Frågan är alltså hur man kan hjälpa cheferna att göra dessa enskilda möten mer effektiva och produktiva.

De tre nycklarna till bra 1-1-samtal

Som personalansvarig är du vanligtvis inte närvarande vid enskilda möten mellan anställda och chefer, och du kan inte tvinga dessa samtal att äga rum. Därför är det viktigt att göra det så enkelt och relevant som möjligt för deltagarna. Det finns framförallt tre “nycklar” som kan bidra till att bra samtal äger rum:

  • Skapa struktur
  • Gör relevant information lättillgänglig.
  • Tänka på tajming på samtalspunkterna


Med dessa punkter i åtanke kommer ni att öka chansen att få med både ledare och medarbetare på tåget.  

1: Skapa struktur

Först och främst är det viktigt att samtalen fokuserar på rätt områden. Vilka områden är viktiga för att öka medarbetarnas prestationer och engagemang?

Dessa tre nyckelaspekter är en användbar vägledning: Personlig – nuvarande roll – tillväxt och utveckling.

Personligt

Hur känns allt? Vad ger dig energi och vad tar din energi? Vad vill du fokusera mer på?

Nuvarande roll

Hur väl hanterar du din nuvarande roll? Hur går det med de överenskomna målen? Vilken feedback får du från din chef?

Tillväxt och utveckling

Vilken kunskap skulle du vilja använda mer? Vilka kunskaper och färdigheter vill du utveckla? Vilka är dina ambitioner och vilka möjligheter finns det inom organisationen? Att använda dessa frågor leder med stor sannolikhet till fokus, talangutveckling och engagemang.

2: Gör relevant information lättillgänglig.

Bra samtal blir ännu mer produktiva om rätt information finns tillgänglig när den behövs. Om du hade ett 1-1 samtal för två veckor sedan kommer du att vilja gå tillbaka och kontrollera vad ni diskuterade. När du talar om medarbetarens mål vill du kunna ta fram denna information direkt. När du talar om att uppfylla en roll vill du omedelbart kunna se vilket ansvar och vilka förväntningar som följer med rollen. När du diskuterar tillväxt och utveckling behöver du tydlig information om utvecklingsmöjligheter och karriärvägar.

I de flesta organisationer finns denna information “någonstans” i systemet, men den är kanske inte lätt att hitta. Detta innan man ens har övervägt om informationen är nödvändig för den anställde och dennes situation. Du bör kunna ta fram den information som du behöver direkt när du sitter i ett möte.

När rätt information finns lättillgänglig så kommer samtalen att bli givande.

3: Tajming på samtalspunkterna

Om dina anställda och chefer pratar om rätt saker baserat på rätt information är du redan på god väg mot en framgångsrik dialog. Men det som är ännu bättre är om du kan hjälpa dem att få rätt tajming också.

Vid vilka tillfällen skulle ett 1-1 samtal vara relevant och hjälpsamt? Behovet av att diskutera något uppstår ofta efter en genomgång av målen, mottagande av feedback eller personlig reflektion.

Detta är alltså viktiga tillfällen för en anställd att boka in ett 1-1 samtal eller att sätta upp diskussionspunkter på agendan. Samtidigt kan du få chefen att titta på granskningen, feedbacken eller reflektionen och reagera på den. Vi kallar det för just-in-time coaching :-).

I moderna system för prestationshantering sker allt detta i realtid, och 1-1 samtal kan också hållas online vid behov. På så sätt kan du förvandla “en bra dialog” till en “löpande konversation” istället.

Att komma igång

Du har nu tre katalysatorer som hjälper dig att skapa bra samtal:

  1. Genom att skapa bra och tydlig struktur
  2. Gör relevant information lättillgänglig
  3. Tajming på samtalspunkterna

 
Det är uppenbart att det är lättare sagt än gjort att omvandla detta från teori till praktik. Lyckligtvis finns det numera ny teknik som stödjer denna process fullt ut, vilket sparar mycket tid och arbete.

Med hjälp av dessa tre nycklar underlättar du för både medarbetare och ledare att skapa givande och bra samtal. En effektiv dialog som kommer att leda till ökat fokus, utveckling och engagemang, tillsammans med bättre presterande och mer engagerade medarbetare.

Vill du skapa givande 1-1 samtal i er organisation?

Ladda ner vår e-bok “dom 3 nycklarna till riktigt bra 1-1 samtal” helt gratis!

Vill du skapa givande 1-1 samtal i er organisation?

Ladda ner vår e-bok “dom 3 nycklarna till riktigt bra 1-1 samtal” helt gratis!

Dela den här artikeln

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Toolbox 'Transform your performance management'

Get the best articles, e-books, tools and videos available on transforming your performance management.