Därför är det traditionella sättet att genomföra performance management på väg mot sitt slut

Stefan Op de Woerd

Stefan Op de Woerd

Det traditionella sättet att stötta sina medarbetare på fungerar inte längre och tjänar inte direkt något syfte. I en tid då effektiva och engagerade medarbetare är viktigare än någonsin är det minst lika viktigt att stötta sina medarbetare. Hur kan din organisation bemästra detta och vad borde ni undvika? 

Jochem Aubel och Stefan Op de Woerd har tagit sig an dessa frågor. De pratade med personalansvariga, chefer och anställda i en mängd olika organisationer och kom fram till några överraskande resultat.

Organisationer förändras hela tiden…

Förändringar är en konstant faktor både inom och utanför arbetslivet. Under de senaste årtiondena har tekniken radikalt förändrat våra liv, artificiell intelligens har drivit på denna trend. Många arbeten som nu utförs av människor kommer i framtiden att utföras av robotar.

De flesta organisationer förstår detta mycket väl. Det enda sättet att reagera snabbt och effektivt på dessa förändringar är att förbli flexibel. Som ett resultat av detta går organisationerna i stor utsträckning över till agila former av samarbete (t.ex. Scrum) och formellt, hierarkiskt beslutsfattande ger vika för självstyrande team.

...men prestationsstyrningen har varit densamma i 100 år.

Många organisationer har dock fortfarande en mycket traditionell syn på prestationsstyrning. Målen sätts upp för ett år, där det görs två formella granskningar per år och linjecheferna ansvarar för processen och granskningen. Detta upplägg har varit mer eller mindre oförändrat sedan början av 1900-talet (under den industriella revolutionens dagar), då cykeln för prestationsstyrning först kom till stånd. På den tiden var chefens ord lag. Han bestämde vad som var bäst och vad du skulle göra. Den traditionella cykeln för prestationsstyrning passar utan tvekan perfekt in i denna modell.

Men tiderna har förändrats. Den traditionella chefen försvinner gradvis ur bilden och numera är det mycket vanligare att de anställda är sina egna chefer. Därför är det knappast förvånande att 93 procent av alla är missnöjda med den traditionella prestationshanteringen i sin organisation.

Vill du göra performance management både simpelt och effektivt?

Ladda ner vår e-bok “7 steg som förnyar er performance management” helt gratis!

Back to basics

Låt oss gå tillbaka till grunderna. Vad är systemet för prestationsstyrning egentligen till för? En bra fråga! Det är till för att ni ska uppnå era mål som organisation genom att få ut det bästa av era medarbetare. Detta mål är exakt detsamma som för 100 år sedan.

Den stora skillnaden är att vi idag försöker få ut det bästa av medarbetare på ett helt annat sätt än för 100 år sedan. Den strikta kontrollmetoden ger inte längre önskat resultat och att det är mycket effektivare att använda medarbetares kunskap och motivation istället. Trots detta fungerar prestationsstyrningen i många företag fortfarande till stor del enligt ett gammaldags hierarkiskt tänk. Det är uppenbart att de inte alls passar ihop … Den stora frågan är hur man kan ändra cykeln så att den passar den moderna arbetsmiljön i er organisation. 

Ett steg i taget

Om något inte längre fungerar måste du ändra på det, eller hur? Och när något måste ändras finns det ingen brist på visionärer, konsulter, trendspanare och experter som kan berätta hur man gör. Ofta presenterar de inspirerande visioner om hur saker och ting skulle kunna fungera. Tyvärr är det alltför ofta så att dessa visioner inte alls går i linje med vad som faktiskt sker i praktiken i organisationer.

Vi tror inte på att kasta ut hela företaget i hetluften direkt. Istället är det mycket bättre att titta på vad ni gör för tillfället. Vilka aspekter av det ni gör nu bidrar till ett effektivt system för prestationsstyrning, och hur kan ni bygga vidare på dessa?

Du har redan kommit halvvägs

Och nu kommer de goda nyheterna: Väldigt många organisationer gör redan mycket mer i detta avseende än de tror. Låt oss ta en ny titt på varför ni överhuvudtaget har ett system för prestationsstyrning: Uppnå era mål som organisation genom att få ut det bästa av era medarbetare. Chansen är stor att ni redan utför flera olika typer av aktiviteter som kan vara med och bidra till detta mål: enskilda samtal, coachningsprogram, talangutvecklingsprogram, 360-graders feedback, projektutvärderingar, sprintar, dagliga stand-ups, retrospektiva möten och så vidare.

Det är bara synd att dessa aktiviteter inte ingår i cykeln för prestationsstyrning…

Att föra samman olika världar

Det verkliga problemet med den traditionella cykeln för prestationsstyrning är att den är frikopplad från den dagliga verkligheten (medan den var perfekt för 100 år sedan). Därför uppfattas prestationsstyrnings cykeln som en börda rent administrativt som tar mycket tid utan att man egentligen uppnår något. Om du vill modernisera din prestationsstyrnings cykel är det därför bäst att utforma den med utgångspunkt i vad som händer i vardagen. Hur kan ni göra detta undrar du säkert? Genom att regelbundet hjälpa de anställda reflektera över hur de bidrar till organisationens mål under de möten och samtal som redan äger rum. Den stora frågan är om ni fortfarande behöver separata utvärderingsmöten som en del av er prestationshanteringscykel.

Slutet på prestationsbedömningar: Överdrift eller trend?

I samband med att organisationer försöker omvandla prestationsstyrningen har många också valt att sluta göra formella resultatbedömningar. De vill göra sig av med allt som påminner om den traditionella kommando- och kontrollmetoden. Det är dock oftast ett sätt att ta det för långt. I många fall finns det faktiskt ett värde i att ha en formell utvärdering. När allt kommer omkring vill ni belöna era anställda i förhållande till deras bidrag till verksamheten. Det som är annorlunda är att den person som gör utvärderingen inte nödvändigtvis behöver vara chefen. Fler och fler organisationer experimenterar till exempel med former av självutvärdering eller utvärdering av teamet.

Oavsett vem som gör utvärderingen måste den nya cykeln för prestationsstyrning inte längre bara vara en övning som går ut på att fylla i formulär. Tvärtom bör den hjälpa de anställda att maximera sitt bidrag till organisationens mål under hela året. Här kan tekniken hjälpa till.

HR-teknik: en hjälp eller ett hinder?

Rätt verktyg uppmanar de anställda att medvetet reflektera över sitt bidrag till organisationen vid relevanta tillfällen. Det kan till exempel handla om att se över sina mål inför ett teammöte, att göra en anteckning om resultaten innan ett 1:1 samtal eller att be om feedback från en kollega som man har arbetat med. Den stora fördelen med detta är att de anställda skapar sig en bild under hela året som kan fungera som sin egen prestationsbedömning. Allt detta kommer att spara mycket tid och hjälpa medarbetarna att jobba effektivt eftersom de vet vad de ska fokusera på.

Funderar du på ett verktyg för att stödja ditt system för prestationsstyrning? Om du gör det, se till att den lösning du väljer är väldigt flexibel. I slutändan är kärnan i den “nya prestationsstyrningen” att den ska stödja det ni redan gör i det dagliga arbetet. Vad som händer i praktiken är olika för varje organisation och skiljer sig ofta från en avdelning till avdelning och person till person. Tyvärr är det alltför ofta så att programvaran för prestationsstyrning bestämmer vad som händer i praktiken snarare än tvärtom. Så länge det är fallet kommer entusiasmen för systemet för prestationsstyrning bland de anställda inte att öka särskilt mycket. Ni har blivit varnade!

De tre misstag som du definitivt vill undvika

Det är uppenbart att den traditionella cykeln för prestationsstyrning har haft sin tid. När du omvandlar din prestationshantering kan du naturligtvis lära dig mycket av organisationer som redan har genomfört denna förändring. Vad du än gör, se till att du undviker dessa misstag:

  1. Utgå från det ni har i dag och bygg vidare därifrån, det finns ingen anledning att börja om från början. 
  2. Prestandahantering bör inte vara skild från vad som händer på fältet (koppla den till det praktiska).
  3.  Systemet för prestationsstyrning bör inte diktera hur arbetet faktiskt utförs (det som sker i praktiken bör diktera hur systemet fungerar).

 Jochem Aubel och Stefan Op de Woerd är grundarna av Dialog, en förvånansvärt enkel programvara för effektiv prestationsstyrning baserad på regelbundna 1 till 1-samtal. Vill du veta mer om hur Dialog hjälper anställda och chefer att uppnå detta? Läs då vidare HÄR!

Vill du göra performance management både simpelt och effektivt?

Ladda ner vår e-bok “7 steg som förnyar er performance management” helt gratis!

Dela den här artikeln

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Vill du göra performance management både simpelt och effektivt?

Ladda ner vår e-bok “7 steg som förnyar er performance management” helt gratis!

Toolbox 'Transform your performance management'

Get the best articles, e-books, tools and videos available on transforming your performance management.